Ustawa o Krajowym Systemie e-Faktur podpisana

7 sierpnia 2023 r. Prezydent podpisał nowelizację ustawy z 16 czerwca 2023 r., wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy dotyczące e-fakturowania wejdą w życie 1 lipca 2024 r., a dla małych i średnich przedsiębiorstw zwolnionych z VAT — od 1 stycznia 2025 r.

Od stycznia 2022 r. podatnicy mieli możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF w ramach przygotowań do jego wprowadzenia jako obowiązkowego systemu. Obecnie e-faktura funkcjonuje obok faktur papierowych oraz elektronicznych, umożliwiając firmom dokumentowanie transakcji w formie cyfrowej. KSeF ma przynieść korzyści zarówno podatkowe, jak i biznesowe, usprawniając obieg dokumentów, standaryzując format faktur oraz automatyzując proces wystawiania, przetwarzania i archiwizacji.

Kluczowe Założenia Nowej Ustawy

1. Obowiązkowe e-fakturowanie – Od 1 lipca 2024 r. dla wszystkich podatników, z wyjątkiem przedsiębiorstw zwolnionych z VAT, które obowiązkowo dołączą do systemu 1 stycznia 2025 r.
2. Faktury z kas rejestrujących – Faktury te będą mogły być wystawiane w tradycyjnej formie do końca 2024 r.
3. Paragony z numerem NIP – Do 31 grudnia 2024 r. paragony z NIP-em będą uznawane za faktury uproszczone.
4. Wyłączenia z KSeF – Faktury konsumenckie (B2C), bilety pełniące funkcję faktury (np. bilety autostradowe), a także faktury w procedurach OSS i IOSS pozostaną wyłączone z systemu.
5. Kurs przeliczeniowy walut obcych – Kurs z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury będzie obowiązywał o dzień dłużej, aby umożliwić terminowe przesłanie faktury do KSeF.
6. Awaryjne wystawianie faktur – W przypadku awarii podatnicy będą mogli wystawić faktury offline, które następnie prześlą do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Przewidziano również możliwość wystawiania faktur korygujących offline.
7. Łagodniejsze sankcje – Sankcje za brak korzystania z KSeF będą wprowadzone dopiero od 1 stycznia 2025 r., co pozwoli podatnikom na płynne dostosowanie się do nowych wymogów.
8. Likwidacja not korygujących – W KSeF oraz poza nim przestają obowiązywać noty korygujące.

Korzyści Podatkowe z Wdrożenia KSeF

KSeF zapewni podatnikom liczne ułatwienia i korzyści podatkowe, m.in.:

• Skrócenie czasu zwrotu VAT – Termin podstawowy na zwrot VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni, co wpłynie korzystnie na płynność finansową, szczególnie dla sektora MŚP.
• Automatyczna archiwizacja – E-faktury nie będą ulegały zagubieniu ani zniszczeniu, będą także dostępne zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.
• Ograniczenie obowiązków administracyjnych – Podatnicy korzystający z KSeF nie będą musieli wysyłać na żądanie organów podatkowych struktury JPK_FA dla wystawianych faktur.

Korzyści Biznesowe dla Przedsiębiorców

Obligatoryjne e-fakturowanie przyniesie firmom liczne usprawnienia i oszczędności:

• Wzrost konkurencyjności – Wprowadzenie jednolitego standardu e-faktury zwiększy bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i zminimalizuje ryzyko błędów oraz nadużyć.
• Szybszy obrót gospodarczy – E-faktury przyspieszą realizację płatności i ułatwią przepływ dokumentów między kontrahentami, zwiększając tempo wymiany danych w niemal rzeczywistym czasie.
• Automatyzacja procesów księgowych – Ustrukturyzowany wzór faktury pozwoli na automatyczne przetwarzanie dokumentów, oszczędzając czas pracowników, którzy mogą skupić się na innych zadaniach operacyjnych.
• Cyfryzacja obiegu faktur – Zamiana dokumentów papierowych na cyfrowe oraz ich automatyzacja zmniejszy liczbę błędów i wyeliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych. Faktury będą mogły być importowane do systemów księgowych bez konieczności ich skanowania.
• Długoletnia archiwizacja – Administracja zapewni przechowywanie e-faktur przez 10 lat, co pozwoli firmom uniknąć dodatkowych kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi przełomowe rozwiązanie w polskim systemie podatkowym, wprowadzając pełną cyfryzację obiegu faktur i zapewniając szereg korzyści, zarówno podatkowych, jak i operacyjnych.